Qué es USALI y por qué te conviene aunque tengas veinte habitaciones
El estándar contable de la hotelería suena a cosa de cadenas. No lo es. Es la forma más corta de saber si tu restaurante gana o pierde dinero, y de que un banco o un comprador te entienda a la primera.
Si alguna vez has intentado comparar los resultados de tu hotel con los de otro, o explicárselos a un contador que viene de otra industria, ya sabes el problema: cada hotel ordena sus cuentas a su manera. USALI existe para que eso no pase. Y aunque nació para hoteles grandes, la parte que le sirve a un hotel de veinte habitaciones cabe en una hoja.
Qué es
USALI son las siglas en inglés del Sistema Uniforme de Cuentas para la Industria del Hospedaje. Es un estándar, no una ley: un acuerdo de la industria sobre cómo se llaman las cuentas, cómo se agrupan los ingresos y los gastos, y qué indicadores se calculan a partir de ellas. Nació en 1926 y se ha revisado varias veces desde entonces. Lo usan las cadenas, los fondos que compran hoteles, los bancos que los financian y las firmas que publican comparativos de la industria.
Lo esencial de USALI es una idea: el hotel se divide en departamentos operativos, y cada departamento reporta su ingreso, su costo y su utilidad por separado, antes de los gastos que no se pueden asignar a uno solo. Habitaciones es un departamento. Alimentos y bebidas es otro. Cada uno tiene su cédula, que es la hoja donde se reporta.
Por qué existe
Porque sin un estándar, un número no significa nada. Si tu restaurante reporta “ventas” y el de enfrente reporta “ingresos de A&B”, no sabes si los dos incluyen el impuesto, las propinas, el desayuno incluido o el banquete del sábado. USALI define cada renglón. Cuando dos hoteles usan la misma definición, se pueden comparar. Cuando un hotel la usa doce meses seguidos, se puede comparar consigo mismo, que es lo que más importa.
Hay una segunda razón, menos contable y más práctica: USALI obliga a separar lo que ganas en habitaciones de lo que ganas en alimentos y bebidas. Muchos hoteles independientes viven con un resultado global que oculta que el restaurante pierde dinero y las habitaciones lo subsidian, o al revés. Con las cédulas separadas, eso se ve en la primera hoja.
Las cédulas que le importan a un hotel chico
El estándar completo tiene muchas cédulas, y la mayoría existen para hoteles con spa, golf, estacionamiento y tienda. Para un hotel de veinte habitaciones con restaurante, las que importan son pocas:
| Cédula | Qué reporta | Por qué te importa |
|---|---|---|
| Estado de resultados resumido | Ingreso, gastos departamentales, gastos no distribuidos y utilidad operativa del hotel completo | Es la hoja que ve el dueño, el banco y cualquier comprador |
| Cédula 1: Habitaciones | Ingreso por hospedaje, costo del departamento y su utilidad | Te dice cuánto deja cada noche vendida después de limpiarla y venderla |
| Cédula 2: Alimentos y bebidas | Ingreso de cada punto de consumo, costo de venta, nómina del departamento y su utilidad | Te dice si tu restaurante gana o pierde, separado de las habitaciones |
| Gastos no distribuidos | Administración, ventas, mantenimiento, servicios | Lo que ningún departamento puede reclamar como suyo |
Y de la cédula 2 salen los indicadores que se citan en cualquier junta de alimentos y bebidas: el consumo por habitación ocupada, el costo de alimentos y bebidas como porcentaje de la venta, y la participación de cada punto de consumo en el total. Los tres se calculan con datos que ya tienes; solo hay que ordenarlos como el estándar pide.
Lo que USALI te obliga a separar
- Ingreso de habitaciones e ingreso de alimentos y bebidas. Nunca en la misma línea.
- Dentro de alimentos y bebidas, alimentos por un lado y bebidas por otro. El costo de cada uno se comporta distinto.
- El ingreso de cada punto de consumo: restaurante, bar, room service, banquetes. Un total único no te dice dónde está el problema.
- Los impuestos, que no son ingreso, y las propinas, que no son tuyas.
- Los costos que sí son del departamento, como la nómina de cocina y meseros, de los que no, como la administración del hotel.
Cómo empezar sin contratar a nadie
- Haz una lista de tus puntos de consumo y decide que cada uno reporta su ingreso por separado desde el próximo mes. Si hoy todo entra como “restaurante”, este es el primer cambio.
- Separa alimentos de bebidas en tu carta. Cada producto pertenece a uno de los dos. Si tu punto de venta ya lo hace por categoría, úsalo.
- Quita el impuesto y las propinas del ingreso. Reporta neto. Si tu sistema mezcla los tres en la venta del día, esto va a doler al principio.
- Registra el consumo cargado a la habitación como ingreso del restaurante, no de recepción. Es venta de alimentos y bebidas aunque el dinero entre en la salida.
- Arma tu cédula 2 en una hoja: ingreso por punto, costo de venta, nómina del departamento, otros gastos del departamento, utilidad. Un mes basta para tener la primera foto.
- Al segundo mes, compara. Al doceavo, tienes tu benchmark.
Lo que cambia cuando lo tienes
Un banco que te pide estados financieros y recibe una cédula 2 entiende tu restaurante sin preguntar. Un comprador que evalúa tu hotel puede comparar tus márgenes con los de la industria en vez de adivinar. Un director de alimentos y bebidas nuevo sabe en su primer día si el bar de alberca es rentable. Y tú dejas de discutir con tu contador sobre qué es ingreso y qué no, porque ya lo decidió el estándar.
La parte más difícil no es la contabilidad. Es tener el sistema operativo alineado: que el punto de venta reporte por punto de consumo, que sepa qué es alimento y qué es bebida, que no sume el impuesto ni la propina, y que el cargo a la habitación cuente como venta del restaurante. Si el sistema lo hace de origen, la cédula sale sola. Si no, la armas cada mes a mano, y a mano se deja de armar.
USALI es el acuerdo de la industria sobre cómo se ordenan las cuentas de un hotel. Para un hotel chico importan tres cosas: el estado resumido, la cédula de habitaciones y la cédula de alimentos y bebidas. Empieza separando ingreso por punto, alimentos de bebidas, y quitando impuesto y propinas. Tu sistema debería hacerlo solo.
Inn Restaurant reporta bajo el estándar de la industria del hospedaje desde el primer día: consumo por habitación ocupada, desempeño por punto de consumo y balance de comprobación, con el cargo a la habitación contado como venta del restaurante. Mira los reportes (/reportes) y lo que ve un contralor cada mañana (/para/contralor). Y la pregunta con la que empieza cualquier cédula 2: de cada cien huéspedes que durmieron contigo, ¿cuántos cenaron contigo?
Tu restaurante ya vende bien. Falta que el sistema lo sepa.
Quince minutos, con tu carta y tus mesas. Sin instalar nada.