Guía del corte de caja por punto de consumo

Cada punto de consumo de tu hotel que cobra dinero tiene un cajón, y cada cajón tiene que cuadrar solo. El restaurante no cuadra con el bar, el bar no cuadra con la recepción. Cuando los mezclas, una diferencia en uno esconde una diferencia en el otro y a fin de mes nadie sabe dónde se fue el dinero. Esta guía describe el corte de un solo punto, del fondo inicial a la firma. Repítelo por cada cajón que tengas.

Antes de empezar: qué es un punto de consumo

Un punto de consumo es cualquier lugar donde se vende y se cobra: el restaurante, el bar, la cafetería, el bar de alberca, el room service. Cada uno tiene su propio turno de caja, con su fondo, sus movimientos y su corte. Si dos puntos comparten físicamente un cajón, para efectos del corte siguen siendo dos turnos distintos, y el sistema debe poder decirte cuánto le corresponde a cada uno. El consolidado del hotel no se captura: se calcula sumando los cortes de cada punto.

Paso 1: el fondo

El turno abre con un fondo fijo: el efectivo que dejas en el cajón para dar cambio. Cuéntalo delante del cajero que abre, anótalo y que lo firme. El fondo no es venta y no es ingreso; es dinero del hotel que se presta al cajón y regresa al final. Un fondo que cambia de monto cada día es la primera fuente de diferencias inexplicables. Fíjalo por punto y no lo muevas sin registro.

Paso 2: los movimientos del turno

Todo lo que entra y sale del cajón durante el turno es un movimiento con autor, hora y motivo. Los movimientos típicos de un punto de consumo son cinco:

• Cobros en efectivo: cuentas pagadas con billetes. Entran al cajón.
• Cobros con tarjeta o transferencia: entran al banco, no al cajón. Se registran para la venta, pero no cuentan para el efectivo esperado.
• Cargos a la habitación: no tocan el cajón. Se van al folio del huésped y los cobra recepción en la salida. Son venta del punto, pero no son dinero del turno.
• Retiros y egresos: dinero que sale del cajón para pagar un proveedor de urgencia, llevar efectivo a la bóveda o devolver un cobro. Cada uno con motivo y firma.
• Propinas en efectivo: entran al cajón y salen para el mesero. Se registran aparte para que no se sumen a la venta.

La regla que evita la mitad de los problemas: ningún movimiento sin registro en el momento. Un retiro que se anota “al rato” es un retiro que se olvida.

Paso 3: el efectivo esperado

Al cerrar, el sistema, o tu hoja, calcula cuánto efectivo debería haber en el cajón. La cuenta es simple:

Nota lo que no está en la tabla: las tarjetas, las transferencias y los cargos a la habitación. Son venta, y aparecen en el reporte de ventas del turno, pero no son efectivo esperado. Confundir venta con efectivo es el error más común de un corte hecho a mano.

Paso 4: el conteo

El cajero cuenta el dinero físico sin ver el efectivo esperado. Este detalle importa: si ve el número antes, cuenta hasta llegar a él. Cuenta por denominación, anota el total y lo firma. Si el sistema permite capturar el conteo por denominación, mejor: deja rastro de cómo se llegó al total.

Paso 5: la diferencia

Diferencia es efectivo contado menos efectivo esperado. Positiva es sobrante, negativa es faltante. Las dos son un problema. Un sobrante recurrente suele ser un cobro que no se registró: se cobró la cuenta y se cerró sin capturar, o se cobró de más al cliente. Un faltante recurrente suele ser un retiro sin registro o un cambio mal dado. Lo que no debe pasar nunca es cerrar el turno con la diferencia sin explicar y sin nombre.

Paso 6: quién firma

Un corte lo firman dos personas: quien contó y quien revisó. En un restaurante chico es el cajero y el gerente. En uno grande es el cajero, el gerente del punto y el auditor nocturno. Lo que importa no es el cargo sino la separación: quien cuenta no debería ser quien aprueba. Si el sistema lo permite, cerrar un turno con diferencia debería requerir un permiso distinto al de cobrar.

Qué hacer con un faltante

1. No lo ajustes “para que cuadre”. Un ajuste sin causa es una mentira contable que te va a costar más adelante.
2. Revisa los movimientos del turno uno por uno. La mayoría de los faltantes son un retiro que sí ocurrió y no se registró.
3. Revisa las cuentas cerradas con efectivo en la última hora. Es el momento con más prisa y más errores de cambio.
4. Revisa las cuentas anuladas o con descuento. Un descuento aplicado después de cobrar es una forma clásica de sacar dinero.
5. Si no aparece, regístralo como diferencia, con el nombre del cajero y del revisor, y un comentario. Que quede en el historial de esa persona y de ese punto.
6. Si se repite en el mismo punto o con la misma persona, cambia algo: el fondo, el proceso de retiros o el acceso al cajón.

Plantilla mental del corte

Si tienes que explicarle el corte a un cajero nuevo en un minuto, es esto: el cajón empezó con un fondo, entró efectivo por cobros, salió efectivo por retiros y propinas, y al final debe quedar fondo más entradas menos salidas. Todo lo demás, tarjetas, cargos a habitación, transferencias, es venta que se reporta pero que nunca estuvo en el cajón. Cuenta, compara, explica la diferencia, firma.

Cómo se ve cuando varios puntos cierran a la vez

En un hotel con restaurante, bar y alberca, hay tres cortes por turno, no uno. Cada uno con su fondo, su cajero, su efectivo esperado y su diferencia. El corte del hotel es la suma de los tres, y cualquier diferencia debe poder rastrearse al punto donde nació. Si tu sistema solo te da un corte global, no puedes saber si el faltante fue en el bar o en el restaurante, y el cajero honesto acaba pagando por el que no lo fue.

Inn Restaurant lleva un turno de caja por punto de consumo, con varias cajas abiertas a la vez y el consolidado calculado, y cada cargo a la habitación se va al folio sin tocar el cajón. Puedes ver el detalle en la página de caja (/caja) y entender por qué el cargo no aparece en tu corte en la página de cargo a la habitación (/cargo-a-la-habitacion). Y al final del turno, la pregunta que vale: de cada peso que entró hoy, ¿cuántos tienen nombre, hora y responsable?