Cómo se calcula el consumo de alimentos y bebidas por habitación ocupada, y qué es un buen número

Si diriges un hotel con restaurante, hay una pregunta que resume todo tu departamento de alimentos y bebidas: de cada habitación que vendiste anoche, ¿cuánto dejó en la mesa? Ese número tiene nombre, tiene cédula en el estándar contable de la hotelería y tiene una fórmula corta. Lo difícil no es la fórmula. Lo difícil es tener los datos limpios para alimentarla.

Qué mide y qué no mide

El consumo de alimentos y bebidas por habitación ocupada mide cuánto ingreso de alimentos y bebidas genera tu hotel por cada noche de habitación vendida. No mide cuánto gasta cada huésped. No mide cuánto vende tu restaurante en total. Mide la relación entre las dos cosas: la ocupación, que es la demanda que ya tienes en casa, y lo que tu operación de alimentos y bebidas logra capturar de esa demanda.

Por eso es el indicador favorito del contralor y del director de alimentos y bebidas. Un restaurante puede vender bien y aun así tener un consumo por habitación ocupada bajo: significa que vende a la calle y deja pasar a su propio huésped. Y un restaurante con ventas modestas puede tener un número alto: significa que casi todo el que duerme también come.

La fórmula

Ingreso total de alimentos y bebidas del periodo, dividido entre las noches de habitación ocupadas del mismo periodo. Nada más. Lo que sigue es definir bien cada una de las dos partes, que es donde se cometen los errores.

Qué entra en el numerador

• El ingreso neto de alimentos y bebidas de todos tus puntos de consumo: restaurante, bar, cafetería, room service, bar de alberca, minibar y banquetes.
• Sin impuestos. El impuesto no es ingreso tuyo; es dinero que recaudas para la autoridad.
• Sin propinas. La propina es del mesero. Si la sumas, inflas la venta y te engañas a ti mismo.
• Con descuentos y cortesías ya restados. Lo que regalaste no lo vendiste.
• Con el consumo cargado a la habitación incluido. Ese consumo es venta del restaurante aunque el dinero entre por recepción al hacer la salida.

Qué entra en el denominador

Las noches de habitación ocupadas del periodo: cada habitación vendida cada noche cuenta una vez. Una habitación ocupada tres noches son tres. No uses habitaciones disponibles, ni huéspedes, ni reservas. Usa noches ocupadas, que es lo que reporta tu recepción y lo que usa el estándar de la industria.

Un ejemplo ilustrativo

Los números que siguen son inventados para mostrar el cálculo. No son datos de mercado ni de ningún hotel. Úsalos solo para seguir el razonamiento.

En el ejemplo, cada noche de habitación vendida genera 150 unidades de ingreso en alimentos y bebidas. Si el mes siguiente vendes las mismas 780 noches y el ingreso baja a 100,000, tu número cae a 128. Nadie se dio cuenta en el restaurante porque la venta a la calle subió. Esa es la utilidad del indicador: separa lo que haces con tu huésped de lo que haces con el resto.

Qué es un buen número

La respuesta honesta: depende. Depende de tu segmento, de tu tarifa promedio, de si tienes desayuno incluido, de si eres todo incluido, de si tu bar abre hasta tarde, de si estás en una ciudad donde el huésped sale a cenar o en un destino donde tú eres la única opción. Un hotel de carretera y un resort de playa no comparten benchmark, y cualquier cifra que alguien te dé sin decir de qué segmento sale te va a confundir más de lo que te ayuda.

Lo que sí puedes hacer, y es lo que hacen los contralores serios, es compararte contigo mismo:

• Contra el mismo mes del año anterior, para quitar la estacionalidad.
• Contra el mes anterior, para ver el efecto de un cambio de carta, de horario o de precio.
• Por punto de consumo, para saber si el bar sube mientras el restaurante baja.
• Por día de la semana, porque el huésped corporativo de martes no consume como la familia de sábado.
• Por segmento de huésped, si tu recepción registra si la reserva es directa, de agencia o de empresa.

Cuando tengas doce meses de historia, vas a tener tu propio benchmark. Y ese vale más que cualquier promedio de la industria, porque es el único que describe tu hotel.

El indicador hermano: cuántos huéspedes consumieron

El consumo por habitación ocupada te dice cuánto. Hay una segunda pregunta que te dice cuántos: de todos los huéspedes que durmieron contigo, ¿qué parte consumió en alguno de tus puntos? Para contestarla necesitas saber qué consumo fue de un huésped y qué consumo fue de la calle, y eso solo lo sabes si el cargo a la habitación está ligado al folio del huésped y no a un número de cuarto tecleado en un campo de texto.

Un número alto en la primera y bajo en la segunda cuenta una historia: pocos huéspedes gastan mucho, y el resto no entra. Un número bajo en la primera y alto en la segunda cuenta otra: casi todos entran, pero consumen poco. Las dos historias piden acciones distintas.

Cómo subirlo

1. Quita la fricción de cargar a la habitación. Si el huésped tiene que firmar un papel, dar su nombre tres veces o esperar a que alguien llame a recepción, muchos prefieren no consumir. Un cargo verificado en segundos, con la estancia confirmada en pantalla, cambia el comportamiento.
2. Cobra el bar de alberca sin cartera. Nadie trae cartera en traje de baño. Si no puedes cargar a la habitación desde el camastro, esa venta se pierde o se anota en una libreta que a veces llega al corte.
3. Abre el room service por mensajería. Un huésped que tiene que llamar y esperar tono muchas veces no llama. Uno que escribe un mensaje y recibe confirmación pide, y pide más de una vez en la estancia.
4. Mete la cena en el convenio. Cuando negocies con una empresa, propón que el convenio cubra alimentos con un tope, no solo el hospedaje. El viajero corporativo que sabe que su cena está cubierta cena contigo.
5. Cuenta bien el desayuno incluido. Si lo registras a cero, tu numerador miente. Si lo registras a precio de carta, también. Define un valor de reparto y aplícalo siempre igual.
6. Mira el número por punto de consumo cada semana, no cada mes. Un indicador que se ve una vez al mes se corrige una vez al mes.

Errores comunes al calcularlo

• Sumar el impuesto al ingreso. Compara siempre neto contra neto.
• Sumar las propinas porque entran al mismo cajón. Son del mesero, no del hotel.
• Usar habitaciones disponibles en lugar de ocupadas. Eso es otro indicador, y te castiga por tu ocupación, no por tu restaurante.
• Dejar fuera el cargo a la habitación porque “eso lo cobra recepción”. Es venta del restaurante.
• Mezclar periodos: ventas de un calendario y ocupación de otro. Cierra los dos con la misma fecha de corte.

Inn Restaurant calcula este indicador bajo el estándar de la industria del hospedaje, con el cargo a la habitación ligado al folio del huésped. Puedes ver cómo se arma en la página de reportes (/reportes) y cómo funciona el cargo verificado en la página de cargo a la habitación (/cargo-a-la-habitacion). Y la pregunta que abre cada demo es la misma que abre este artículo: de cada cien huéspedes que durmieron contigo, ¿cuántos cenaron contigo?