Cómo escribir un convenio corporativo que no genere pleitos

Un convenio corporativo es una promesa sobre quién paga qué. Suena simple hasta que un viajero pide una botella de vino, la carga a la habitación, y tres meses después el contralor de la empresa pregunta por qué está pagando alcohol. La factura se disputa, la relación se enfría, y el problema no fue el vino: fue que el convenio decía “alimentos y bebidas” sin decir cuáles. Esta guía existe para que eso no te pase.

Lo que un convenio tiene que contestar

Antes de redactar, ten claras las preguntas que el mesero, la recepcionista y el contralor van a hacer. Un buen convenio contesta todas sin que nadie tenga que llamar a ventas:

• ¿Qué cubre la empresa y qué paga el huésped de su bolsa?
• ¿Hay tope por día, por estancia o por persona?
• ¿Qué pasa con lo que excede el tope?
• ¿A quién se le factura y con qué datos?
• ¿Con qué plazo paga la empresa y qué pasa si no paga?
• ¿Quién de la empresa puede autorizar excepciones?

Regla 1: escribe por categoría, no por frase

“Alimentos y bebidas” no es una regla. Es una fuente de pleitos. Un convenio bien hecho separa el consumo en categorías y dice, para cada una, si la cubre la empresa o el huésped. Las categorías mínimas para un hotel con restaurante son estas:

Cuando las categorías están escritas, el sistema del hotel puede aplicarlas solo: el mesero carga la cena a la habitación y el sistema manda la comida al folio de la empresa y la cerveza al folio personal del huésped. Sin categorías, esa decisión la toma el mesero, de memoria, con prisa. Y el mesero no leyó el convenio.

Regla 2: gana la regla más específica

Las categorías van a chocar. “Bebidas sin alcohol: empresa” y “minibar: huésped” chocan cuando el huésped toma un agua del minibar. La forma de resolverlo sin discusión es una jerarquía escrita: la regla más específica gana sobre la general. El agua del minibar cae en minibar, porque minibar es más específico que bebidas. Un vino en el banquete de la empresa cae en banquete, porque el evento es más específico que la categoría alcohol.

Escribe la jerarquía en el convenio, en una línea: “Cuando dos reglas apliquen al mismo consumo, prevalece la más específica: producto sobre categoría, evento sobre estancia, excepción escrita sobre regla general.” Esa línea evita más discusiones que cualquier otra del documento.

Regla 3: el impuesto se reparte donde se reparte el consumo

Aquí se pierden muchas horas de conciliación. Si una cena de 1,000 (ejemplo ilustrativo) lleva 800 de alimentos que paga la empresa y 200 de vino que paga el huésped, el impuesto de esa cena no puede ir completo a ninguno de los dos. Se reparte en la misma proporción: el impuesto de los 800 va al folio de la empresa, el de los 200 al del huésped. Cada folio cierra con su base y su impuesto correctos, y cada factura sale con lo suyo.

Escríbelo en el convenio: “Los impuestos se asignan a cada folio en proporción al consumo que ese folio cubre.” Y asegúrate de que el sistema del hotel lo haga así, porque si el punto de venta manda el impuesto completo a un solo folio, el convenio va a decir una cosa y la factura otra.

Regla 4: el tope necesita un destino para el exceso

Un tope sin destino es una pregunta sin respuesta. “Alimentos hasta 500 por día” no dice qué pasa con el peso 501. Las opciones son tres, y hay que elegir una: el exceso lo paga el huésped al hacer la salida; el exceso se factura a la empresa pero en renglón separado y con autorización; o el exceso no se permite y el sistema lo rechaza al cargar. La primera es la más común y la que menos pleitos genera, siempre que el huésped lo sepa al hacer la entrada.

Regla 5: nombres, plazos y quién autoriza

• A quién se factura: razón social, datos fiscales, correo donde se reciben las facturas. Si cambia, el convenio se actualiza por escrito.
• Plazo de pago: contado desde la fecha de creación de la cuenta o de la factura, no desde “cuando llegue”. Y qué pasa al vencer: aviso, suspensión del crédito, ambos.
• Quién autoriza excepciones: una o dos personas con nombre y correo. Cualquier “dijo mi jefe que sí” que no venga de ellas no aplica.
• Quién puede hospedarse bajo el convenio: lista de nombres, dominio de correo corporativo, o autorización previa por reserva.

Cláusulas de ejemplo en lenguaje llano

Un convenio no necesita sonar a contrato para ser un contrato. Estas cláusulas de ejemplo son un punto de partida; adáptalas y pásalas por tu asesor legal.

La empresa cubre el hospedaje y los alimentos del restaurante y del room service hasta 500 por huésped por día (cifra de ejemplo). Las bebidas con alcohol, el minibar, la lavandería y cualquier consumo que exceda el tope los paga el huésped directamente al hacer su salida.Cláusula de cobertura, ejemplo ilustrativo

Cuando dos reglas apliquen al mismo consumo, prevalece la más específica: producto sobre categoría, evento sobre estancia, y excepción escrita sobre regla general.Cláusula de jerarquía, ejemplo ilustrativo

Los impuestos de cada consumo se asignan al folio que cubre ese consumo, en la misma proporción. Cada factura incluye únicamente la base y el impuesto de lo que ese folio pagó.Cláusula de impuesto repartido, ejemplo ilustrativo

El hotel factura cada estancia al cerrarla y la empresa paga dentro de los treinta días siguientes a la fecha de emisión (plazo de ejemplo). Vencido el plazo, el hotel suspende el crédito hasta que el saldo esté al corriente.Cláusula de pago, ejemplo ilustrativo

La prueba del mesero

Antes de firmar, haz esta prueba: dale el convenio a un mesero y pídele que te diga a quién le cobra un vino, un desayuno y una lavandería de un huésped de esa empresa. Si tiene que preguntar, el convenio está mal escrito. Si el sistema del hotel lo puede aplicar sin que el mesero lo lea, el convenio está bien escrito y además va a cumplirse.

En Inn Restaurant el convenio se captura una vez, por categoría y con jerarquía, y el sistema lo aplica en cada cargo: la comida al folio de la empresa, la cerveza al del huésped y el impuesto repartido. Mira cómo se configura en la página de cuentas de empresa (/cuentas-de-empresa) y cómo lo vive el viajero corporativo (/viajero-corporativo). Y la pregunta para tu próximo convenio: de cada cien huéspedes de empresa que durmieron contigo, ¿cuántos cenaron contigo?